Şirkette Tasarruf Nasıl Yapılır?

Şirketlerde Tasarruf

Suya, elektriğe, kâğıda, hammaddelere yani kısacası her şeye gelen zamlardan sonra, şirketler pek çok konuda tasarrufa gitmeye başladı. Özellikle, kriz dönemlerinde yaptıkları tasarruflarla, birçok şirket bu dönemi atlatmayı başardı.

Lüks ofis, kâğıt israfı, fazla enerji tüketimi çok geride kaldı. Artık günümüz tasarruf devri ve şirketler aldıkları tedbirlerle zaman, malzeme ve enerji israfını geride bırakmaya başladı. Küçük, orta ya da büyük şirket sahipleri çok iyi bilir ki, bir işletmeyi yürütmek ve verimliliğini sağlamak zordur. Her kuruş değerlidir ve günlük maliyetleri azaltarak bile tasarruf konusunda iyi bir sonuç elde edilebilir.

Ülkemizde maalesef çok sayıda şirket, son dönemlerde ya bazı ofislerini kapattı ya da işinde küçültmeye gitmeye başladı. Bunun nedenlerinin başında yapılan zamların etkisi çok büyük. Yapılan zamlar üst üste gelince, maliyetleri karşılayamayan ve nakit akışını yönetemeyen şirketler, şubelerini kapattı ya da iflasını verdi. Ancak, işletmeyi tamamen kapatmak yerine, alınacak tasarruf önlemleriyle, en büyük krizlerin bile başarı ile atlatılması mümkün olabilir.

Ofislerde, nakit akışlarında, yapılan kontratlarda, kargo işlerinde ve işyeri maliyetlerinde tasarrufa gidilerek çok iyi sonuçlar elde edilebilir.

Ofislerde Tasarruf Önerileri

Ofislerde artık lüks dönemi yavaş yavaş bitiyor. Hatta zamanla artık ofis bile kalmayacak. Pek çok şirket, elemanlarını home ofis ortamında çalışmaya yönlendiriyor bile. Özellikle büroda durması gerekilmeyen tasarım, yazılım, içerik üretimi elemanları gibi çalışanlar, şirketin verdiği desteklerle evlerinden çok rahat çalışabiliyor. Home ofisin çalışana yararı ise yol ve yemek masraflarının en aza inmiş olması. Hatta bazı günlerde tüm elemanlarınızın evden çalışmasına izin verin. Bu bile maliyetlerinizi düşürecektir.

Ofislerde biliriz, en çok kâğıt israfı yapılır. Bunda da tasarruf önlemi var elbet. Kâğıt masraflarını azaltmak için e-fatura, e-defter, e-arşiv, e-tebligat ve e-mail uygulamaları kolaylık sağlıyor. Ayrıca kâğıdın her iki yüzünü de kullanmak da bir tasarruf şekli. Bir de atılacak kâğıtları çöpe değil, geri dönüşüm kutularına atarak, yeniden değerlendirilmesi sağlanabilir.

Özellikle çok fazla arşiv yapan bir şirket yapınız varsa, bulut sunucuları da kullanabilirsiniz. Örn: Google Drive, Yandex Disk vb. Bu bulut sunucular yaklaşık 10 gb’a kadar her bir kullanıcı için ücretsiz, aynı zamanda dilediğiniz cihazdan anlık olarak erişilebilir durumdadır. Bir belgenin ortalama 300 kb olduğunu düşünürseniz, binlerce farklı belgenizi ücretsiz olarak depolayabilirsiniz.

Sadece kâğıt değil, pet şişe gibi plastik atıklar ve cam şişeler de bu geri dönüşümden yararlandırılmalı. Geri dönüşüm şirketlerine başvuru yaparak, geri dönüşüm hizmetlerinden yararlanmanız, şirketinizde verimliliği sağlayacak ve doğa dostu şirket olarak tanınacaksınız.

Yeni bir şirket kuracaksınız ve ofisiniz için mobilya ve aksesuar bakacaksınız. Öyle çok lüks gösterişli mobilya almanız gereksizdir. İkinci el eşya satan yerlerde çok daha güzel mobilyaları, çok uygun fiyata bulabilirsiniz. Kapanan firma sayısının fazla olduğunu biliyoruz. Bu firmaların mobilyaları 2. el mağazalarında satışta. Şirketiniz dâhilinde düzenlemeniz gereken ofis sayınız fazla ise ikinci el mağazalar çok avantajlı olacak ve maliyetiniz azalacaktır.

Ofisinize internet bağlantısı yapacaksanız, servis sağlayıcınızdan, sizin için en avantajlı olanı tercih edin. Aynı hizmet için çok daha fazla para ödemeye hiç gerek yok. Eğer imkânınız varsa indirim talep edin. Telefonda ise GSM şirketlerinin, işletmeler için düzenledikleri kampanyalardan yararlanın. Şimdi herkes cep telefonundan iş görüyor. Sabit hatlara pek ilgi yok. Sabit hat yerine cep telefonlarını tercih ettiğinizde, müşterilerin size ulaşması da kolay olacaktır.

Ofislerde en çok tüketilen şeylerden biri de su, çay ve kahve gibi sıvı gıdalardır. Şişe sular yerine damacana su tüketimi yararınıza olacaktır. Kahve ve çayı toptan aldığınızda daha indirimli fiyata size satılacaktır. Bu arada çay, kahve servisi yapan bir elemanınız muhakkak bulunsun çünkü personelin çay kahve almaya gitmesi bile, işin aksamasına neden olacağından, bu işle görevli bir çalışanınız bulunsun ve belli zamanlarda servis yapsın. Bu arada içilmeyen suları dökmeyip biriktirin ki ofisinizdeki çiçekleri sulamak için saf suyunuz bulunsun.

Ofisinizde çalışan insanların yetenekli olması gerekmektedir. Her işten anlayan kişileri görevlendirdiğinizde, dışarıdan eleman almak durumunda kalmayacaksınız. Bu da işgücü maliyetinden tasarruf etmenizi sağlayacak. Ayrıca gereksiz eleman da çalıştırmamış olacaksınız.

Enerjiden Tasarruf Etmek

Özellikle seri üretim yapan şirketlerin ya da sürekli mesaiye kalınması gereken işletmelerin, elektrik faturaları oldukça yüksek gelmektedir. Ülkemizde, enerji tasarrufundan yararlanmak için düzenlenen yaz-kış uygulaması kaldırıldı. Bu da kış aylarında enerji kullanımının artmasına neden oldu ki işçiler karanlık saatlerde işe gidiyor.

Enerji tüketiminde işyerinin kaçta açıldığı, kaçta kapatıldığı, işyerinin doluluk oranı, yapılan üretimin niteliği ve hangi cihazların kullanıldığı çok önemli. Bölgenizde faaliyet gösteren enerji şirketi ile görüşerek, işletmeniz için avantajlı ödeme sistemlerinden yararlanabileceğiniz tarifeye geçebilirsiniz.

Küçük birkaç ayrıntı bile tasarrufunuza katkıda bulunacaktır. Gereksiz ışıkları söndürmek, kullanmadığınız cihazların fişlerini çekerek kapatmak, üretimin gece 22.00’dan sonra yani elektriğin indirimli olduğu saatlerde yapılmasını sağlamak gibi.

Elektriğe fazla ücret ödememenin bir diğer yolu da güneş panelleri. Bu sistemi binanızın çatısına yerleştirdiğinizde, sistem belki biraz maliyetli olacak ancak geniş vadede duruma baktığınızda enerji tüketiminden oldukça yararlandığınızı göreceksiniz.

Bir şirketin çalışma durumu da önemlidir. Özellikle bütün gün ofis ortamında çalışıldığında, gün ışığından maksimum yararlanmak da enerji maliyetlerinizi azaltacaktır. Bu yüzden şirketinize ait ofis seçimlerinde, hem sizin hem de çalışanlarınızın gün ışığından yararlanması için, geniş ve ferah camlı ortamları tercih edin ve ofisinizi buna göre dizayn edin. Böylece enerji kullanımınız yarıya inecektir.

Led lambalar yavaş yavaş flüoresan lambaların yerini aldı. Çok parlak ışıklar yerine led lamba kullanımı daha yararlı. Led lambaların maliyetleri de düştü. Düşük fiyatlardan satılıyor. Ayrıca led lambaların bir iyi yönü de içinde hiç cıva yok. Yani daha çok çevre dostu.

İşyerinizde kullanacağınızı cihazların da enerji verimi sağlayan cihazlar olmasına özen gösterin. Ayrıca kontrolleri yapılmayan cihazlar da zamanla verimliliğini kaybeder ve yüksek enerji harcanmasına neden olur. Elektrik ile çalışan tüm cihazlarınızın kontrollerini düzenli olarak yaptırın. Yazıcınızı gerekli olduğunda çalıştırın. Bu bile tasarruf sağlayacaktır.

Nakit Akışında Tasarruf Yapmak

Bir şirketin hayatta kalmasının en önemli unsuru nakit akışıdır. Üretilen ürün maliyet takibi, müşterilerden gelen ödemeler, sizin tedarikçilere yapacağınız ödemeler ve şirketin ödeyeceği faturalar.

Tüm bunları takip etmek için, piyasadaki basit muhasebe programlarını rahatlıkla kullanabilirsiniz. Bu sistem, sizin nakit akışınızı yönetmenize yardımcı olacaktır. Ödemelerini düzenli yapan ya da yapmayan müşterilerinizi belirleyin ve düzenli ödeme yapmayan müşterinin, şirketinize bir yararı olup olmadığını anlayın. Özellikle çalışanınız bu müşterilerin peşinde koşarken, hem emek hem de zaman harcayacaktır. Sizce buna değer mi?

Yaptığınız ödemelerinizin düzenli ve zamanında yapıldığından emin olun. Zamanını geçirmiş faturalar ya da ödemeler, faiz ödemeleriyle birlikte, kasanızdan fazla para çıkışına neden olacaktır. Bu yüzden ödemelerinizi aksatmayın. Faturalarınızı ödeyeceğiniz zaman iki kez kontrol edin. Böylece bir hataya yer vermemiş olursunuz.

Araç Takip Sistemi

Araç takip sistemini araçlarınızda bulundurduğunuzda, hangi aracınızın hangi saatte nerede bulunduğunu belirleyebileceğiniz gibi, çalınma durumunda yerini belirleyebilir, güzergâh belli olduğundan yakıt tasarrufu da sağlayabilir. Yani araçların şirketin izin vermediği zamanlarda ve güzergâhlarda kullanımına da engel olmaktadır. Bu da akaryakıt israfını önler.

Ayrıca bazı sistemler, trafik bilgisini de vererek, kişilerin yerlerine en kısa yoldan ulaşmasını da sağlar ki bu da zamandan da tasarruf anlamındadır.

Kargo mu, Kurye mi?

Motorlu kuryeler son zamanlarda şirketlerin gözdesi. Maliyeti kargoya göre biraz fazla olsa da çok acil işlerde, evrakların özellikle şehir içinde, çok kısa sürede teslimini sağlıyor. Kuryelerin bir dezavantajı ise çok büyük gönderileri taşıyamaması.

Kargolar ise, çok aşırı acil olmayan ve daha büyük gönderilerin taşınmasında tercih edilen bir sistem. Şirketiniz için e-ticaret sitelerinden alımlar yapacaksanız, kargo ücreti ödemeyeceğiniz satıcılardan almanız yararınıza olacaktır ki böylece kargo masraflarınız da azalmış olacak.

Eğer şirketiniz sürekli kargo ile çalışmak durumunda ise, fiyatlarında uygunluk sağlayan kargo şirketi ya da şirketleri ile çalışmanızda yarar var. Kontratlarınızı buna göre düzenleyin. Ayrıca satışlarınızda, müşterilerinize ücretsiz kargo hizmeti sunmanız da olumlu etki bırakacak ve müşterilerin sizden daha çok alışveriş yapmalarını sağlayacaktır.

Şirket Reklâmlarını Sosyal Medya Üzerinden Yapmak

Günümüzde artık şirketler satış yapmak ve her kesimden müşteriye ulaşmak için sosyal medyayı tercih ediyor. Reklâm oluşturarak, açtığınız sosyal medya üzerinden reklâm verdiğinizde, hem ülkede hem de ülke dışında milyonlarca kişiye ulaşma imkânınız var. Üstelik sosyal medya hesabı açmak ücretsiz. Reklâm ve tanıtımlarınızı bir paylaşımla zaman içerisinde milyonlara duyurabilirsiniz.